{"id":1071,"date":"2021-06-25T11:32:14","date_gmt":"2021-06-25T09:32:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.digibase.com\/?p=1071"},"modified":"2025-10-03T16:48:11","modified_gmt":"2025-10-03T14:48:11","slug":"darum-ist-digibase-sicherer-als-eine-e-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.digibase.com\/de\/darum-ist-digibase-sicherer-als-eine-e-mail\/","title":{"rendered":"Darum ist digibase sicherer als eine E-Mail"},"content":{"rendered":"

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<\/div>[vc_column_text css=““]Stellen Sie sich digibase Plattform wie ein Schlie\u00dffach vor. Sie deponieren dort Ihre Post \u2013 Ihr Empf\u00e4nger holt sie sich ab. Das Einzige, was Sie per E-Mail an Ihren Adressaten versenden, ist eine Benachrichtigung, dass er Post erhalten hat. \u00dcber einen Link in der Benachrichtigung kann Ihr Adressat dann unkompliziert seine Post mit Eingabe seiner Postleitzahl oder der Login-Daten abrufen. Die Post selbst oder andere personenbezogene Daten sind in der E-Mail nicht enthalten.<\/p>\n

Probleme beim Versand von Gesch\u00e4ftspost \u00fcber E-Mail<\/h3>\n

Werden Rechnungen per E-Mail versendet, gibt es grunds\u00e4tzlich zwei M\u00f6glichkeiten. Entweder der Versand erfolgt als PDF Datei im Anhang zur E-Mail oder die E-Mail enth\u00e4lt einen Link zum Abruf der Rechnung.<\/p>\n

E-Mail mit Rechnung als PDF im Anhang<\/h4>\n

Enth\u00e4lt eine E-Mail eine Rechnung als PDF im Anhang und wird verschickt, ergeben sich sofort folgende Probleme:<\/p>\n

Eine E-Mail und alle enthaltenen Daten sind in der Regel unverschl\u00fcsselt. F\u00fcr Betr\u00fcger ist es ein Kinderspiel, sich hier einzuklinken. So geraten sensible Daten in falsche H\u00e4nde. Jede unverschl\u00fcsselte E-Mail kann w\u00e4hrend des Transports kopiert, ausgewertet und ver\u00e4ndert werden.<\/p>\n

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung als PDF per E-Mail schicken, geben Sie die Daten zudem \u201ean einen Dritten\u201c, n\u00e4mlich den E-Mail-Provider weiter. Das ist so nicht zul\u00e4ssig. Oder haben Sie etwa eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Ihrem E-Mail-Provider geschlossen? Dazu kommt, dass der E-Mail-Provider des Empf\u00e4ngers ebenso Zugriff auf die Daten hat.<\/p>\n

E-Mail mit Link zur Rechnung<\/h4>\n

Enth\u00e4lt die E-Mail einen Link zu einer Rechnung, wird es noch viel schwieriger. Die Rechnung liegt dann z.B. auf dem Server eines Versand-Anbieters. So auch bei unserem Produkt digibase. Der Mechanismus, der dahintersteckt, ist jedoch komplex und der Versand-Anbieter muss vielen datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden. Deshalb ist Heilmann Software, wie andere seri\u00f6se Anbieter auch, u.a. T\u00dcV-zertifiziert nach ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement).<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich muss der Absender eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Versand-Anbieter abschlie\u00dfen. Es gibt auch nicht zertifizierte Versand-Anbieter, also aufgepasst! Auch wenn die Versand-Mechanismen sich auf den ersten Blick \u00e4hneln: Link ist nicht gleich Link! Da lohnt es sich auf jeden Fall, mal etwas genauer nachzufragen. Auf welchem Server liegen meine Daten? Und wer ist eigentlich der Anbieter des Mechanismus? Denn am Ende werden Sie als Absender belangt, wenn die Daten nicht rechtssicher verarbeitet werden. Und als Empf\u00e4nger einer solchen E-Mail wollen Sie ja auch sicher sein, dass mit Ihren Daten sorgsam umgegangen wird.<\/p>\n

Datenschutz ist doch ein Grundrecht. Kann ich das von meinem Provider nicht einfordern?<\/h3>\n

Das ist tats\u00e4chlich m\u00f6glich. Es ist jedoch aufw\u00e4ndig und bringt wenig: Nur wenn der Absender einer E-Mail mit dem von ihm genutzten Maildienst (Provider) eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schlie\u00dft, sind bei diesem Provider die Daten gesch\u00fctzt. Allerdings hat der Provider des Empf\u00e4ngers weiterhin Zugriff auf die Daten.<\/p>\n

digibase hingegen hat sich vertraglich zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.<\/p>\n

Rechtlich auf der sicheren\u00a0Seite<\/h3>\n

Rechnungen per E-Mail versenden? Das ist nicht nur unsicher, sondern auch juristisch problematisch. Auch hier bietet digibase eine einfache L\u00f6sung.<\/p>\n

Zun\u00e4chst aber die Gesetzeslage: Wer eine Rechnung per E-Mail zustellen m\u00f6chte, muss eine Reihe von Vorgaben erf\u00fcllen. Zun\u00e4chst muss er vom Empf\u00e4nger eine Zustimmung f\u00fcr den Versand der Rechnung per E-Mail einholen. Ist im Schreiben Werbung enthalten, ist eine zus\u00e4tzliche Einwilligung des Empf\u00e4ngers notwendig. (\u00a7 14 Abs. 1 S. 7 UStG). Verlangt wird au\u00dferdem eine eindeutige Identit\u00e4t des Rechnungsausstellers, die Unversehrtheit sowie Lesbarkeit des Inhalts.<\/p>\n

E-Mails erf\u00fcllen diese Kriterien nur durch aufw\u00e4ndige Zusatzverfahren. Besonders die rechtssichere Archivierung ist problematisch (\u00a7 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Einfach so die E-Mail auf einer Festplatte zu sichern, reicht nicht aus.<\/p>\n

Mit digibase werden Sie all diesen rechtlichen Anforderungen entspannt gerecht: Rechnungen und andere Dokumente k\u00f6nnen bei digibase nur vom Absender \u00fcbermittelt und vom Empf\u00e4nger entschl\u00fcsselt und abgerufen werden. Das bedeutet: digibase ist ein geschlossenes System. Die Herkunft und Unversehrtheit einer Rechnung ist damit absolut sichergestellt. Die Lesbarkeit und die rechtssichere Archivierung des Inhalts wird garantiert durch die automatische Konvertierung in ein spezielles Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (PDF\/A Standard). Alle relevanten Sachverhalte sind grundlegend in den AGB geregelt. Einfacher geht es nicht![\/vc_column_text]

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