„Plötzlich wirklich Feierabend!“ – Im Gespräch mit UNO-Veteran Frank Güse über seinen Wechsel zu digibase connect

Seit mehr als 20 Jahren führte Frank Güse seinen Bezirk mit UNO Office. Im Mai 2024 wechselte er – obwohl bis zur Rente nur noch wenige Jahre bleiben – komplett auf digibase connect. Ein Jahr später spricht Frank darüber, warum er den Umstieg fast wieder rückgängig gemacht hätte, wie er sich an das völlig andere „Denken“ von connect gewöhnt hat und weshalb er den Wechsel heute jedem empfiehlt.

„UNO lief, aber ich bin kein Büromensch“

Manuel: Du hattest UNO Office seit Jahrzehnten im Griff – warum hast du dir trotzdem die Mühe gemacht, auf digibase connect umzusteigen? Gab es einen Schlüsselmoment oder eher viele kleine Aha-Erlebnisse?

Frank: Der eine, ganz klare Auslöser war: 80 Prozent weniger Büroaufwand. Ich bin kein Büromensch, ich gehe lieber fegen, als hier im Büro zu sitzen. Ich habe schon immer versucht, Büroarbeit zu minimieren – früher mit Kuvertiermaschine, später mit digibase Post. Als ich hörte, dass connect 80 Prozent Bürozeit spart, war für mich klar: Egal was es kostet, das mache ich. Dass ich nur noch ein paar Jahre habe, war mir dabei tatsächlich egal.

„Für die paar Jahre lohnt sich das doch nicht …?“

Manuel: Beim Umstieg blieben nur noch wenige Jahre bis zur Rente. Viele Kollegen sagen: „Für so kurze Zeit lohnt sich das Umlernen nicht.“ Warum hast du es trotzdem gewagt?

Frank: Ich war immer einer, der sich etwas traut. Viele Kollegen sagen: Es läuft doch, warum ändern? Aber ich habe mich nicht für diesen Beruf entschieden, um im Büro zu hocken. Erst dachte ich, ich müsste noch sechs Jahre arbeiten – nach der Rentenberatung waren es nur drei. Auch da sage ich: Die ersten Monate mit connect sind anstrengend, weil das Programm anders denkt, aber danach hast du zweieinhalb Jahre echte Ruhe. Wer noch drei, vier oder fünf Jahre vor sich hat, sollte sich der Herausforderung stellen. Wenn es besser geht, mache ich es besser.

„In UNO kannst du alles überschreiben, connect kennt dagegen keine Kompromisse“

Manuel: Nimm uns mit in den Mai 2024: Wie liefen Datenübernahme und erster Praxistag? Was hat dir dabei am meisten Mühe bereitet oder dich frustriert und an welcher Stelle hattest du schon in der ersten Woche das Gefühl: „Genau dafür hat es sich gelohnt“?

Frank: Die ersten Tage waren wirklich eine Katastrophe. Ich konnte nicht mal eine Adresse ändern – in UNO tippst du direkt ins Feld, in connect musst du wissen, wo du die Änderung auslöst, damit alles korrekt protokolliert wird. Ein Aha-Moment kam nicht; ich war kurz davor, zurück zu UNO zu gehen, die Rückkonvertierung war schon vorbereitet. Ein Teil des Chaos lag an meinen Daten: In UNO kannst du alles überschreiben, connect kennt dagegen keine Kompromisse, nur Gesetze und Verordnungen und automatisiert gnadenlos. Irgendwann habe ich beschlossen: Jetzt ziehst du’s durch – denn Tagesabrechnungen und Messergebnisse liefen schon gut. Man muss aber auch bedenken: connect war damals längst nicht so weit wie heute.

„Umdenken statt Kürzel – heute sehe ich den Mehrwert“

Manuel: Ein Jahr später: Hast du dich an diese umgekehrte Logik gewöhnt und siehst du den Mehrwert?

Frank: Vor allem im letzten halben Jahr, ja. Ich spare 50 bis 60 Prozent Bürozeit; die 80 Prozent habe ich weiter im Blick. Standardarbeiten laufen problemlos. Hänge ich, dann bei Spezialfällen wie der I-Begehung ( Anm. d. Red.: Begehung nach Inbetriebnahme) bei Abnahmen an Brennwertanlagen. Früher habe ich das Formular gelöscht, jetzt weiß ich: Es muss wegen der NOx-Messung sein. Für solche Dinge stelle ich einfach ein Ticket.

„Feuerstättenschau macht jetzt richtig Spaß“

Manuel: Wenn du heute durch deinen Bezirk gehst – Feuerstättenschau, Bauabnahme, Dokumentation – an welchen Stellen nimmst du die größte Zeitersparnis wahr und gibt es trotzdem noch Dinge, die zwicken?

Frank: Bei der Feuerstättenschau merke ich den größten Unterschied. Ich komme ins Haus, arbeite den Assistenten Schritt für Schritt ab, setze meinen Haken – und beim Verlassen sind alle Formulare, Bescheide und Nachweise schon fertig, inklusive PDF im Archiv. Früher musste ich solche Standardfälle nachpflegen, jetzt ist das komplett weg. Mein Bezirk ist zwar überschaubar – ein Haus, eine Brennwertanlage unterm Dach – aber selbst Bauabnahmen laufen dank des Assistenten sauber durch. Das einzig Nervige war die I-Begehung. Das ist jetzt aber geklärt – unterm Strich: riesiger Mehrwert, nichts, was ich ernsthaft vermisse.

„Ticket gut – Telefon besser, zumindest am Anfang“

Manuel: Du nutzt inzwischen das Ticketsystem von connect, greifst aber bei kniffligen Dingen noch zum Telefon und rufst Irene vom alten UNO-Support an. Wie fällt dein Fazit aus?

Frank: Heute funktioniert das Ticketsystem super: Ich schicke morgens mein Anliegen ab und habe oft noch am selben Tag eine Antwort. Letztes Jahr wartete ich manchmal eine Woche – da hatte ich schon zehn neue Fragen. Für die Startphase wünsche ich mir deshalb eine Hotline: Manche Probleme lassen sich schriftlich kaum beschreiben. Nach dem ersten Monat reicht das Ticket völlig; fachlich passen 95 Prozent der Antworten, nur Spezialfälle wie meine I-Begehung brauchen manchmal zwei, drei Rückfragen, bis der richtige Ansprechpartner dran ist.

Manuel: Viele Kollegen fürchten ständige Cloud-Updates. Wie erlebst du die Stabilität und den Mehrwert der neuen Versionen?

Frank: Ich freu mich jedes Mal, wenn oben eine neue Versionsnummer auftaucht. Das Update läuft durch, nichts bricht weg und meistens finde ich am nächsten Tag eine Funktion, die mir Arbeit abnimmt. Andere Softwareanbieter, sage ich mal, gehen da vor wie die Autoindustrie: Erst mal ein halbfertiges Modell rausbringen und später per Rückruf reparieren. Ihr macht das nicht – ihr bringt nur, was fertig ist. Deshalb habe ich null Angst vor Updates, im Gegenteil: Ich bin neugierig, was ihr verbessern konntet.

„Mein Team war schneller drin als ich“

Manuel: Wie haben deine Mitarbeiter den Wechsel aufgenommen?

Frank: Die ersten Tage war alles neu: anderer Bildschirm, andere Masken. Aber die beiden sind Mitte zwanzig – Computer ist für sie kein Hexenwerk. Standardkram wie Kehren abschließen oder Messergebnisse eintragen ging sofort. Anfangs habe ich alle Adress- und Stammdatenänderungen selbst gemacht, weil mein alter Datenbestand ziemlich chaotisch war. Inzwischen ändern sie Eigentümerdaten oder legen kleine Mängel selbst an; notfalls rufen sie kurz durch und tippen es dann ein. Unterm Strich waren sie schneller in connect zuhause als ich.

„Plötzlich ist Feierabend – wirklich Feierabend“

Manuel: Kannst du den Nutzen schon in konkreten Stunden oder in weniger Stress festmachen?

Frank: Zahlen sind schwer, aber das Gefühl ist eindeutig: Früher habe ich nachmittags den PC hochgefahren und gedacht „Da war doch noch was …“ – heute gehe ich ins Büro, sehe, dass alles erledigt ist und setze mich in den Garten. Gerade weil connect wiederkehrende Aufgaben automatisiert, summieren sich die eingesparten Minuten jeden Tag. Und selbst wenn ich für einen Ablauf fünf Wiederholungen brauche, bis er sitzt: Danach läuft er von allein.

„Jahreswechsel? Einfach das Jahr umschalten“

Manuel: Wir versprechen „Jahreswechsel ohne Stress“. Hat connect das in der Praxis gehalten?

Frank: Vollkommen. Ich habe wie jeden Tag gearbeitet, dann das Jahr umgeschaltet – fertig. Keine manueller Jahreswechsel, keine lange Ladezeiten, kein Nacharbeiten. In UNO war der Jahreswechsel zwar auch nicht schlimm, aber hier war es buchstäblich ein Klick.

„Drei Gründe, auch kurz vor der Rente zu wechseln“

Manuel: Ein langjähriger UNO-Kollege ruft an und fragt: „Soll ich kurz vor der Rente wirklich noch wechseln?“ Was antwortest du?

Frank: Erstens: Du tauscht Bürozeit gegen Freizeit. Ich habe heute real freie Nachmittage, die ich früher im Büro verbracht habe. Zweitens: Vollversion überall. Im Urlaub hat mich meine Mitarbeiterin mal angerufen; ich habe auf dem Tablet das Haus geöffnet, ihr gezeigt, welchen Schornstein sie fegen muss – Problem gelöst. Drittens: Du kannst abends vom Sofa aus Bauabnahmen fertigstellen, weil alle Daten schon sauber im System sind. Hast du mehr als zwei, drei Jahre vor dir, lohnt sich das. Und mal ehrlich: Es hält den Kopf fit, auch mit 60 mal etwas Neues zu lernen.